9 herramientas necesarias para ser más productivo

By: Carlos Eduardo Rueda Martell
mayo 27, 2021
- Motivación
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8 Trello (tableros Kanban)

9 Dropbox

9.1 Carlos Eduardo Rueda Martell

Siempre estamos buscando ser más productivos, iniciar el día y comenzar a crear, utilizar nuestro tiempo y hacer lo máximo posible en las 24 horas que tenemos diariamente, pero esto no es sencillo, muchas veces procrastinamos, dejamos todo para después o comenzamos una tarea sin terminar otra.

Si estás en esta situación, acá te compartimos una lista de herramientas para mejorar tu productividad, que te ayuden en tu día a día y sobre todo a que sigas haciendo con pasión aquello en lo que estés trabajando. Eso sí, no se trata de que seas una máquina y trabajes sin parar, sino que descanses, tengas el tiempo y energía suficiente para hacer tus labores.

Escribe un diario

Aunque no lo creas, es una herramienta eficaz para estructurar tu día, tu flujo de trabajo, aportar más claridad mental e incluso reducir el estrés. Es más, muchos consideran que la práctica constante de llevar un diario es un hábito clave.

“Hábitos clave” es un término acuñado por Charles Duhigg en su bestseller “El poder del hábito”. Se definen de la siguiente manera: “Pequeños cambios o hábitos que las personas introducen en sus rutinas y que involuntariamente se trasladan a otros aspectos de su vida”. Son tan poderosos por sí mismos que tendrán un impacto positivo en tu vida al generar más hábitos que hagan tus días más sencillos.

Una buena idea es escribir tu diario por la mañana y por la noche, para planificar el día siguiente y recapitular el anterior. Lo más importante es que tú te acomodes a cada estilo, tiempo y espacio, es decir, utilizar una computadora o una libreta es buena opción, siempre y cuando se hagan una rutina.

Técnica pomodoro

El método o técnica pomodoro es empleado por miles de personas. No se trata de una herramienta digital, sino de una técnica de gestión del tiempo. Fue desarrollada por Francesco Cirillo en los años 80, y es muy sencilla de poner en práctica:

Simplemente pones un temporizador y trabajas durante 25 minutos, pausas todo durante 5 minutos y lo retomas. Este ciclo lo vas a repetir tantas veces como quieras.

Una variación del método consiste en hacer una pausa de 5 minutos sólo durante los 4 primeros ciclos, y luego hacer una pausa más larga (15-30 minutos) antes de volver a empezar. Por supuesto, todas las variables son ajustables a su propio gusto, por lo que el tiempo efectivo de trabajo puede ser más largo y los descansos más cortos o como te vayas acomodando.

Notion

Notion es como Evernote y Google Drive combinados, pero con más fuerza, es una herramienta extremadamente potente. Es estupenda tanto para el trabajo en equipo como para una sola persona. El problema es que tiene cientos de funciones, y es muy fácil perderse en ellas si no sabes lo que estás haciendo.

La herramienta sirve para tomar notas donde quiera que estés, crear listas de tareas que tienes pendientes de hacer, pero no solo sirve de forma personal, también funciona en el caso de que trabajes con más personas y se convierte en un block de notas (con esteroides) para todo tu equipo.

Tu app del negocio

Si tienes un pequeño emprendimiento necesitas un espacio para conocer cómo va, los ingresos que está teniendo, los gastos que estás llevando, el inventario de tus productos. Por ello, tener concentrado todo en una aplicación podría ayudarte a gestionar cada vez mejor.

Eso sí, para que esto funcione usualmente necesitas más de cuatro o cinco herramientas para que puedas medir cada una de lo que mencionamos anteriormente, por suerte existen soluciones que incluyen esta información en un solo lugar, por lo que podrás ver desde tu inventario, hasta los cobros que haces en terminales (TPV) o registro de ingresos.

Asana

Asana es una aplicación web y móvil para la gestión del trabajo en equipo. Si tienes un negocio con múltiples empleados, Asana puede definitivamente ayudar a agilizar los flujos de trabajo. Si no es así, probablemente lo encontrarás demasiado amplio para tu uso personal.

Suite de Google

Esta es la suite integrada de aplicaciones de productividad impulsada por Google. Es muy completa porque incluye un calendario, correo, herramientas para procesar textos, números, diapositivas, chat y hasta sirve para videollamadas. Es sin duda una de las soluciones 360 más completas.

Todoist

Todoist es una de las aplicaciones de tareas más populares que existen. Es como una lista de tareas con alarma en donde te irá apareciendo cada una de las cosas que debes hacer en tu día. Eso sí, lo que ellos venden es que tendrás calma y control en todo lo que haces.

Trello (tableros Kanban)

Los tableros Kanban son una forma muy popular de gestionar proyectos. Los elementos de un proyecto están representados por tarjetas, y los pasos de los proyectos están representados por columnas. Una tarjeta se desplaza de una columna a la siguiente a medida que avanza el proyecto en su conjunto. El sistema fue desarrollado por Toyota en los años 40.

Trello es una aplicación web que ofrece una versión digital de los tableros Kanban. Es muy eficiente. Sólo puedes hacer tableros Kanban con esta herramienta, así que si no eres fan de este enfoque, no te gustará.

Dropbox

Dropbox es un servicio de alojamiento de archivos bastante similar a Google Drive, excepto que está un poco más “orientado a lo social”. Hace que sea más fácil compartir los archivos con personas fuera de tus círculos de correo electrónico y con el resto del mundo, y dejar comentarios y notas también es más fácil de usar.